Co zrobić, by zrealizować swój cel, a efekt końcowy jak najbardziej odpowiadał naszym wyobrażeniom? Jak planować, by zacząć działać? Bowiem jak wiadomo bez działania nie ma efektów.
A więc jakieś pomysły?

Czy wiesz na czym polega zarządzanie projektem?

Projektem można określić przedsięwzięcie, zmianę lub inwestycję. Projekt pozwala na stworzenie optymalnej drogi realizacji celu. Co więcej, cechuje się terminowością, czyli ma określony termin rozpoczęcia i zakończenia oraz ma na celu stworzenie unikatowego produktu, usługi, konkretnego rezultatu, który najbardziej odpowiada naszym wyobrażeniom, pragnieniom i potrzebom.

A zatem istotnymi elementami projektu są: jego zakres, rezultat, czas realizacji, czyli harmonogram, a także koszt, czyli budżet.

Każdy projekt realizujemy w jakimś celu. Dlatego najpierw określamy, co chcemy osiągnąć dzięki realizacji projektu oraz jaki jest stan pożądany. Naszym projektem w życiu może być stworzenie wymarzonej restauracji, biznesu, zbudowanie domu, wyjazd zagraniczny, podróż, wesele.

Jak się zabrać do realizacji przedsięwzięcia wykorzystując dziedzinę zwaną zarządzanie projektem?

Zarządzanie projektem to nic innego jak wszelkie czynności i działania wykonywane w celu realizacji projektu w określonym czasie. Istotą zarządzania jest efektywne osiągnięcie celów przy optymalnym wykorzystaniu zasobów: materialnych, osobowych, czasu oraz przy uwzględnieniu i minimalizacji ryzyka oraz ograniczeń.

Ty pełnisz rolę kierownika projektu. Zarządzasz projektem, co oznacza, że do Ciebie należy jego zdefiniowanie, zaplanowanie, zrealizowanie oraz kontrolowanie. Koordynujesz działania, motywujesz siebie i innych, jeżeli zlecasz wykonanie niektórych zadań lub części projektu, a także odpowiadasz za komunikację w ramach całego zespołu.

Aby skutecznie zarządzać projektem musisz przede wszystkim wiedzieć, co chcesz osiągnąć oraz po co to robisz.

1. NAZWIJ PROJEKT

A zatem pierwszym krokiem jest nazwanie projektu, zdefiniowanie go, a także określenie, jaki cel i rezultat chcesz osiągnąć.

A jaki powinien być cel główny projektu? Najlepiej, aby posiadał cechy SMART, czyli był konkretny, mierzalny, ambitny, rozwojowy i określony w czasie. Więcej na temat formułowania celu SMART w artykule smartne cele.

W zamieszczonym poniżej przykładzie projektem będzie otwarcie własnej restauracji do końca grudnia 2019 roku.

2. DLACZEGO I PO CO?

Jak przy realizacji każdego celu, warto wiedzieć, jakie potrzeby nasz cel ma realizować. Odpowiedz sobie na pytania:

  • Dlaczego to robisz, czyli jakie Twoje wartości zrealizuje ten projekt? Dlaczego ten projekt jest dla Ciebie ważny?
  • Jaką misję realizuje?
  • Jaka jest sytuacja docelowa, pożądany stan w przyszłości? Jakie są Twoje oczekiwania?
  • Po co to robisz, czyli jakie korzyści osiągniesz po zrealizowaniu projektu?

Wiesz już? To zaczynamy, bowiem odpowiednia motywacja i wizja tego, co chcesz osiągnąć, są niezbędne.

Następnie przechodzimy do planowania.

3. PODZIEL PROJEKT NA CZĘŚCI

Cały projekt dekomponujemy na elementy mniejsze. Chodzi o podzielenie jednego wielkiego projektu na mniejsze części składowe, którymi łatwiej będzie Ci zarządzać. 

Przykład: projekt otwarcia restauracji dzielę na następujące części: 

4. KAŻDĄ Z CZĘŚCI DZIEL NA KOLEJNE, AŻ POJAWIĄ SIĘ KONKRETNE DZIAŁANIA

Wyłoniło się pięć głównych obszarów, które są niezbędne, by mój cel otwarcia restauracji zrealizować. Tak podzielone części będę rozpisywać dalej, aż wyłonią się konkretne zadania do wykonania.

Na przykład finanse – czyli skąd wezmę pieniądze na inwestycję?

Na początek przewiduję, że pieniądze mogę uzyskać np. dzięki sprzedaży dotychczas podnajmowanego mieszkania lub wzięciu kredytu.

Zamierzając sprzedać mieszkanie, zadaniami do wykonania będą m. in.: skontaktowanie się z rzeczoznawcą, skontaktowanie się z biurem nieruchomości oraz umówienie spotkań, itp.

Natomiast, aby wziąć kredyt zaplanowałam najpierw sprawdzenie ofert banków, następnie wybór kilku z nich i umówienie się na spotkania z doradcami.

W analogiczny sposób rozpisuję pozostałe elementy.

Miejsce. W ramach tego elementu przewiduję następujące zadania do wykonania: wybór lokalu, znalezienie architekta, projektanta wnętrz. znalezienie ekipy remontowej, itd.

Ludzie. W tym obszarze określę wszystkie osoby zaangażowane: szef kuchni, kelnerzy, barmani. Określę także działania związane z rekrutacją i zatrudnieniem. Być może konieczne też będzie skontaktowanie się z doradcą lub firmą zajmującą się obsługą kadr i płac. 

Promocja. Stworzenie strategii marketingowej, zaplanowanie kolacji promocyjnej.

I tak dalej. Poszczególne elementy rozpisujemy do czasu, aż będziemy mieć konkretne zadania do wykonania.
Warto, abyś jeszcze zastanowił się, czy wszystko musisz robić sam. Jeżeli nie, ustal kto i co robi, czyli oddeleguj, zleć  ich wykonanie, poproś o pomoc.

Pamiętaj też o ustaleniu priorytetów oraz kolejności działań, bowiem jedne zadania warunkują wykonanie drugich. Przykład? Nie ma co kontaktować się z architektem i umawiać na spotkanie, jeżeli nie masz wybranego lokalu.

5. USTAL TERMIN REALIZACJI

Kiedy nie ma już czego dzielić, pozostaje ustalenie, kiedy to zrobić. Określ termin wykonania poszczególnych zadań i koniecznie wpisz je w kalendarz.

A zatem ustal kolejność działań, a dla poszczególnych zadań ustal termin ich wykonania oraz zastanów się, co zrobisz sam, a co możesz oddelegować, zlecić, czy poprosić kogoś o wsparcie. Być może coś, co dla ciebie jest trudne lub mało interesujące, dla kogoś innego okazać się może fascynujące bądź niezwykle proste. Może jest ktoś, kto zrobi to chętniej, lepiej, przyjdzie mu to z łatwością i przyjemnością.
Ale pozostań kierownikiem projektu.

RYZYKO

Większość projektów obarczonych jest ryzykiem, które wynika z braku możliwości wyeliminowania niepewności, co do przyszłych zdarzeń, a także z czynników otoczenia zewnętrznego, na które nie mamy wpływu, błędów w planowaniu bądź zmiennej wydajności osób zaangażowanych w realizację projektu. Stąd ważne jest motywowanie siebie i utrzymywanie swojego zaangażowania na stałym poziomie. W tym celu przypominaj sobie DLACZEGO i PO CO to robisz.

Podczas planowania poświęć czas na kwestie związane z ryzykiem. Zastanów się, co może pójść nie tak. Oczywiście na wszystko przygotować się nie da, wszystkiego nie przewidzimy. A więc warto się i na to przygotować włączając elastyczność, która przyda się także w kwestii terminów. Pamiętaj, by zapewnić sobie margines czasu na poprawki, zmiany. Co więcej, zdarzyć się mogą także małe obsuwy. Bądź i na to gotowy.

OCENA

Osiągnięcie celu głównego to najważniejsze kryterium oceny realizacji projektu. Ale nie obawiaj się porażki, bowiem każde doświadczenie nas czegoś uczy. Jeżeli nie udało Ci się zrealizować projektu albo potknąłeś się przy realizacji któregoś z zadań, potraktuj to jak lekcję. Zapisz swoje błędy, aby uniknąć ich w przyszłości. Jeżeli analizujesz porażki oraz to, jakie były ich przyczyny, postaraj się, by stanowiły wnioski na przyszłość. Nie zadręczaj się ewentualnym niepowodzeniem.

Porażka może nas zainspirować, nauczyć, rozwinąć. To doświadczenie, które nas nie definiuje ani nie skreśla.

Być może rozpisując niektóre z projektów dojdziesz do wniosku, że jeszcze nie czas na nie, ale wiele z nich uda ci się zrealizować dzięki odpowiedniemu planowaniu, a efekt będzie spełniał twoje oczekiwania i odzwierciedlał Twoje wyobrażenia. Taki właśnie jest cel zarządzania projektem.

Co sądzisz o zarządzaniu projektem jako metodzie realizacji swoich przedsięwzięć? Podziel się opinią w komentarzu 💕

 

3 komentarze

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.